In trang: 

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

PHẦN I: HƯỚNG DẪN CƠ BẢN

Đăng nhập

Cách 1: Ta tiến hành theo các bước như sau:

Start -> All Programs -> Việt Khánh -> Quản Lý Bán Hàng -> Quản Lý Bán Hàng

Cách 2:Nhấn chuột vào biểu tượng Quản Lý Bán Hàng trên Desktop

Kết thúc

Chọn Hệ Thống -> Kết Thúc để thoát khỏi phần mềm

Chức năng và cách sử dụng các thanh công cụ.

1. Hệ Thống:thiết lập thông tin hệ thống.

Kết Thúc:thoát khỏi phần mềm.

Đăng Xuất:đăng xuất khỏi phần mềm (lưu ý phải đặt mật khẩu hoặc có từ hai tài tài khoản người dùng trở lên mới sử dụng được chức năng này).

Thông Tin công ty :thiết lập thông tin đơn vị sử dụng, địa chỉ, điện thoại...

Quản lý người dùng:quản lý người dùng, phân quyền vai trò người dùng.

Thay Đổi Mật Khẩu:tạo hoặc thay đổi mật khẩu người dùng hiện tại.

Lịch sử truy cập:xem lại thông tin nhật ký hệ thống (ghi nhận thao tác người dùng, như thêm xóa sửa dữ liệu… Chức năng này quan trọng cho việc quản lý và khắc phục khi gặp sự cố).

Sao Lưu:sao lưu dữ liệu dự phòng.

Phục Hồi: phục hồi dữ liệu đã sao lưu.

2. Danh Mục: quản lý thông tin người dùng.

Khu Vực: Quản lý khu vực.

Khách Hàng:quản lý thông tin khách hàng.

Nhà cung cấp: quản lý thông tin nhà phân phối.

Đơn Vị Tính: thiết lập đơn vị tính (VD: bộ, cái, thùng,...)

Nhóm Hàng: thiết lập nhóm hàng hóa (VD: máy tính, tủ lạnh, máy lạnh, đồng hồ, sắt, thép, điện thoại...)

Hàng Hóa: nhập danh mục hàng hóa, để khi xuất hoặc nhập Bán Hàng chỉ cần chọn hàng hóa đó không cần phải nhập lại (VD: tủ lạnh Toshiba 2.5HP, máy tính Compaq 3.0Ghz,...)

Nhân Viên: quản lý thông tin nhân viên...

3. Chức Năng: Quản lý các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, thu tiền, trả tiền, công nợ...

Nhập Hàng hóa:nhập hàng vào kho.

Xuất hàng hóa: xuất hàng trong kho ra để Bán Hàng.

Chuyển kho hàng hóa: luân chuyễn hàng hóa giữa các kho Bán Hàng.

Nhập Số Dư Đầu Kỳ:nhập dữ liệu tồn ban đầu của hàng hóa vào hệ thống phần mềm.

PHẦN II: THIẾT LẬP NHANH

Bước 1

Đăng nhập vào phần mềm

Bước 2

Thiết lập danh mục Bán Hàng, nhóm hàng, đơn vị, hàng hóa, khách hàng, nhà phân phối.

Chọn Danh Mục -> Hàng Hóa -> Thêm.

Nhập thông tin hàng hóa -> Lưu

(Áp dụng tương tự cho danh mục Bán Hàng, nhóm hàng, đơn vị, khách hàng, nhà phân phối)

Bước 3

Nhập hàng hóa (Mua hàng)

Chọn kho hàng -> Nhập hàng hóa

Chọn Nhà cung cấp -> Chọn Hàng Hóa -> Số Lượng -> Lưu

Bước 4

Xuất Hàng (Bán hàng): xuất hàng trong kho ra để Bán Hàng.

Chọn Kho Hàng -> Bán Hàng

Chọn Khách Hàng -> Chọn Hàng Hóa -> Số Lượng -> Lưu

Bước 5

Chọn thống kê báo cáo -> Báo cáo tổng hợp hàng hóa: xem hàng tồn và báo cáo.

Chọn ngày cần xem báo cáo (VD 01/01/2010 đến 20/08/2010) chọn Xem

PHẦN III: HƯỚNG DẪN NÂNG CAO

1. Hệ Thống: thiết lập thông tin hệ thống.

Kết Thúc: thoát khỏi phần mềm.

Đăng Xuất:đăng xuất khỏi phần mềm (lưu ý phải đặt mật khẩu hoặc có từ hai tài khoản người dùng trở lên mới sử dụng được chức năng này).

Thông Tin công ty:thiết lập thông tin đơn vị sử dụng, địa chỉ, điện thoại...

Chọn Hệ Thống -> Thông Tin công ty



Phân Quyền:(VD: phân quyền cho nhóm kinh doanh chỉ xem được báo cáo mà không thể xem tồn Bán Hàng được…)

Chọn Hệ Thống -> Quản lý người dùng -> ở form này bạn có thể tạo mới và phân quyền cho người dùng truy cập hệ thống bán hàng



Thêm Người Dùng Nhấn vào Thêm để thêm người dùng mới. Sau đó chọn Lưu & Đóng.

Thay Đổi Mật Khẩu: tạo hoặc thay đổi mật khẩu người dùng hiện tại.

Hướng dẫn thay đổi mật khẩu

Chọn Hệ Thống -> Thay Đổi Mật Khẩu

Nhập mật khẩu hiện tại (nếu cài đặt lần đầu thì mật khẩu để trống)

Nhập mật khẩu mới (mật khẩu mới bạn muốn đặt cho tài khoản đang dùng)

Nhập xác nhận mật khẩu mới (mật khẩu mới)



Lịch sử truy cập: xem lại thông tin nhật ký hệ thống (ghi nhận thao tác người dùng, như thêm xóa dữ liệu… Chức năng này quan trọng cho việc quản lý và khắc phục khi gặp sự cố).

Chọn Hệ Thống -> Lịch sử truy cập



Sao Lưu: sao lưu dữ liệu dự phòng để tránh trường hợp bị mất do hư hỏng phần cứng hoặc virus.

Phục Hồi: phục hồi dữ liệu đã sao lưu.

Chọn Hệ Thống -> Sao Lưu

Đặt tên tập tin sao lưu dự phòng

Nhập đường dẫn thư mục chứa tập tin sao lưu dự phòng (có thể thiết lập đường dẫn qua ổ D:\ hoặc USB)



Phục Hồi: phục hồi dữ liệu đã sao lưu.

Chọn Hệ Thống -> Phục Hồi Nhấn vào nút … -> chọn tập tin đã được sao lưu (cần phục hồi) -> Phục Hồi



2. Danh Mục: quản lý tất cả các thông tin khu vực, khách hàng,nhà phân phối,Bán Hàng hàng và các danh mục khác.

Khu Vực: quản lý khu vực khách hàng, nhà phân phối (vd khách hàng ở khu vực Quy Nhơn)



Khách Hàng: quản lý thông tin khách hàng

1. Thêm khách hàng

Chọn Danh Mục -> Khách Hàng -> Thêm --> Nhập thông tin khách hàng -> Lưu & Đóng



2. Xóa khách hàng

Chọn Danh Mục -> Khách Hàng.

Chọn khách hàng cần xóa -> Xóa

Nhà cung cấp: quản lý thông tin nhà phân phối
(Xem hướng dẫn trong phần khách hàng)



1. Tạo Bán Hàng mới.

Chọn Danh Mục -> Kho -> Thêm.

Đơn Vị: thiết lập đơn vị tính (VD: bộ, cái, thùng,...)



Nhóm Hàng: thiết lập nhóm hàng hóa (VD: máy tính, tủ lạnh, máy lạnh, đồng hồ, sắt, thép, điện thoại...)



Hàng Hóa:nhập danh mục hàng hóa, để khi xuất hoặc nhập Bán Hàng chỉ cần chọn hàng hóa đó không cần phải nhập lại (VD: tủ lạnh Toshiba 2.5HP, máy tính Compaq 3.0Ghz,...)




Nhân Viên: quản lý thông tin nhân viên...

3. Bán Hàng: Quản lý các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, thu tiền, trả tiền, công nợ...

3.1 Xuất Hàng

Chọn Chức Năng -> Xuất hàng -> Nhập Thông Tin Nhà Phân Phối -> Nhập Hàng Hóa -> Lưu&Thêm

(Tương tự áp dụng cho chức năng mua hàng)

3.2 Tồn Bán Hàng:xem lại thông tin hàng tồn.

Chọn Bán Hàng hàng cần xem chọn xem

3.4 Lập phiếu thu:Thu tiền khách hàng

Chọn Chức Năng -> Thu Tiền -> Khách Hàng sau đó hiện số tiền cần thu

(áp dụng tương tự cho lập phiếu chi)

3.5 Báo cáo bán hàng theo khách hàng: xem lại thời gian nhập, xuất chứng từ thành tiền.

(Áp dụng tương tự cho báo cáo nhập hàng)

3.6 Nhập Số Dư Đầu Kì:nhập dữ liệu đầu kỳ cho hàng hóa gồm số lượng và giá bình quân hiện tại.

3.7 Lịch Sử Hàng Hóa:ghi lại các thao tác nhập xuất Bán Hàng.

3.8 Báo cáo chi tiết hàng hóa: xem hàng hóa tồn Bán Hàng theo nghiệp vụ nhập, xuất (VD: xem hàng đã tồn bao lâu, từ ngày nào ....)

3.9 Báo cáo lợi nhuận bán hàng:xem lại báo cáo doanh thu theo chi tiết từng danh mục (VD: Chọn xem theo ngày từ ngày 01/08/2010- 31/08/2010)

Nguồn tin: admin

In trang: